مدارکی علیه فهرست کارها (To-Do List) + روش جایگزین

نویسنده: Nir Eyal

منبع: Nirandfar.com

زمانی‌که کارهای بسیاری برای انجام دادن دارید، برای منظم کردنشان و انجام همه آن‌ها، نوشتن یک فهرست از کارها یا همان To-Do List احتمالا اولین راهی‌ست که به نظرتان می‌رسد. فهرستی که قرار است ما را متمرکز نگه دارد اما انگار دارد عکس این کار را انجام می‌دهد.

نیر ایال (Nir Eyal)، در یادداشتی، مدارکی علیه نوشتن فهرستی از کارها و وظایف روزانه رو می‌کند! دلایلی برای اینکه چرا تهیه یک چک لیست از کارها، روش کارآمدی نیست و بهتر است چه روشی را جایگزین آن کنیم. این نوشته، خلاصه‌ای از نکات مهم یادداشت ایال است.

تهیه چک لیست وظایف روزانه، روشی متداول برای انجام کارهای روزمره است؛ با وجود اینه بارها و بارها در آن شکست خورده‌ایم و در پایان روز، تعداد زیادی از وظایف تیک نخورده و انجام نشده را به فردا محول کرده‌ایم. راهی که علاوه بر پشت گوش انداختن مدام کارها، دائم این حس را به ما منتقل می‌کند که هرگز به اندازه کافی خوب نیستیم و آنقدر که باید، تلاش نمی‌کنیم.

تهیه یک لیست از کارها، دقیقا چه مشکلاتی دارد؟

در این بخش به فهرستی از معایب نوشتن فهرست کارها می‌پردازیم.

فهرست کارها باعث می‌شود فکر کنید که مشکل، شما هستید

حتما برایتان پیش آمده است که وقتی در پایان روز، تعداد کارهای انجام نشده و مربع‌های تیک‌نخورده را می‌شمارید، حس بدی به شما دست می‌دهد و فکر می‌کنید مشکلی وجود دارد و یک جای راه را اشتباه رفته‌اید.

اکثر افراد در پیش‌بینی اینکه هر کار چقدر طول می‌کشد، خیلی ضعیف هستند. بنابراین زمان کافی برای انجام یک کار را به درستی اندازه نمی‌گیرند و وقت نمی‌کنند تمام کارهایی که برای یک روز در نظر گرفته‌اند را انجام دهند. با این وجود، چک لیست وظایف روزانه این نکته را در نظر نمی‌گیرد و این حس را به شما می‌دهد که به اندازه نیاز، متمرکز، ثابت قدم و پرتلاش نیستید.

گفت‌وگوهای منفی درونی و احساسات بدی که نسبت به خودتان پیدا می‌کنید، کم کم تصویری را که از خودتان دارید، تغییر می‌دهد. ممکن است با خود بگویید «من آدم تنبلی هستم»، «تلاشم کافی نیست» یا «هرگز به موفقیت و جایگاهی که دیگران کسب کردند، نمی‌رسم». گفت‌وگوهای منفی و آسیب به تصویری که از خودتان در ذهن دارید، علاوه بر آسیب به سلامت روان شما می‌تواند رفتارتان را طوری تغییر دهد که واقعا به سمت کم تلاش کردن و تنبلی پیش بروید.

چک لیست وظایف روزانه حواستان را پرت می‌کند!

برخلاف هدفی که فهرست کارها برای آن ایجاد شده است، خود می‌تواند عامل حواس‌پرتی شما باشد. ابتدا باید ببینیم حواس‌پرتی واقعا به چه معناست؟

حواس‌پرتی یا Distraction، به عملی گفته می‌شود که شما را از اهدافی که می‌خواستید کسب کنید، دور می‌کند. متضاد این کلمه، تمرکز یا Focus نیست؛ بلکه Traction است. عملی که شما را به سمت اهدافتان سوق می‌دهد. در پایان هردوی این کلمات متضاد، action را می‌بینیم؛ عملی اختیاری و ارادی. پس حواس‌پرتی، یک عامل بیرونی و غیرقابل کنترل نیست؛ بلکه کاری‌ست که شما با اراده انجام می‌دهید و از اهدافتان دور می‌شوید؛ همانطور که رفتن به سمت هدف، ارادی و اختیاری است.

پس اگر مشغول ترجمه یک مقاله شوید، درحالی‌‌که ضروری نیست، حواس‌پرتی به شمار می‌آید. اما اگر تماشای فیلم در راستای اهدافتان باشد و فیلم ببینید، حواس‌پرتی حساب نمی‌شود.

چک لیست وظایف، به شما این مجوز را می‌دهد تا خودتان را با کارهای غیرضروری سرگرم کرده و در واقع حواستان را از آنچه مهم‌تر است و باید انجام دهید، پرت کنید. اینگونه است که قبل از خواب، از تیک خوردن 6 وظیفه نه‌چندان مهم و ضروری، احساس آرامش به شما دست می‌دهد و می‌توانید کمتر به انجام ندادن پروژه دانشگاه فکر کنید که 3 روز دیگر باید آماده باشد!

فهرست کارهای روزانه، لذت زندگی را از شما می‌گیرد

مطالعه‌ای که به تازگی انجام ‌شده است، نشان می‌دهد که افکار مزاحم، مثل فکر کردن به کارهایی که باید انجام شوند و هنوز انجام نشده‌اند، می‌توانند مهم‌ترین لذت‌های زندگی را از بین ببرند. خصوصا با توجه به اینکه ممکن است در تهیه فهرستی از وظایف روزانه، کارهایی مانند گذراندن وقت با دوستان، خلوت کردن با خود یا فیلم دیدن، حواس‌پرتی محسوب شوند.

به جای لیست کردن کارهایتان، آن‌ها را زمان‌بندی کنید

اما اگر از لیست کردن کارهای روزانه خود دست بکشیم، چه روشی را جایگزین آن کنیم؟ پیشنهاد ایال، زمان‌بندی کردن است. به جای نوشتن فهرستی از وظایف، زمان‌بندی هفتگی را جایگزین کنید.

به این صورت که تقویمی بردارید یا صفحات دفترچه خود را خط کشی کنید. روزهای هفته را مشخص کرده و سپس بنویسید که در هر بازه زمانی می‌خواهید چه کاری انجام دهید. مثلا ساعت 10 تا 12 روز جمعه مختص کار کردن روی پروژه هفته آینده و ساعت 12 تا 13، برای ناهار خوردن با دوستتان است.

هدف از این روش، آن است که برای هرساعت روز خود، برنامه مشخصی داشته باشید و بر اساس مدیریت زمان به شیوه تایم باکسینگ (Time Boxing) پیش می‌رود. ممکن است ترسناک به نظر برسد، اما فراموش نکنید که در این روش، وقت گذراندن با اطرافیان، سرمایه‌گذاری روی خودتان و تفریح هم جزئی از کارهای روزانه شما به شمار می‌رود.

این روش، به شما کمک می‌کند که عملکردتان را بر اساس انجام شدن یا نشدن وظایف ارزیابی نکنید؛ بلکه باید به این توجه کنید که آیا موفق شده‌اید به همان اندازه‌ای که می‌خواستید، بدون حواس‌پرتی، به کار موردنظرتان برسید یا نه. در برنامه‌ریزی، مهم این است که 2 ساعت را روی پروژه هفته آینده‌تان کار کنید؛ نه اینکه حتما چهار بخش از آن را انجام دهید. در این روش، شما بهتر متوجه تلاش خود می‌شوید و تصویر ذهنی بهتری از خودتان می‌سازید.

زمان‌بندی کردن، تمرکز شما را افزایش می‌دهد. زمانی که می‌دانید تنها 2 ساعت فرصت دارید که به تکمیل پروژه خود بپردازید، احتمالا متمرکزتر کار می‌کنید و کمتر حواستان پرت می‌شود.

زمان‌بندی، تفریح و لذت را به زندگی‌تان باز می‌گرداند و به شما یادآوری می‌کند که همه ابعاد زندگی مهم هستند؛ نه فقط کارتان یا درس و … .

جمع‌بندی

در این مقاله، به مشکلات روش فهرست کردن وظایف یا To-Do List پرداختیم و توضیح دادیم که چرا این روش برای اکثر افرد کارآمد نیست. سپس روش زمان‌بندی کردن را به عنوان جایگزینی برای فهرست وظایف معرفی کردیم.

البته جایگزین کردن زمان‌بندی، لزوما به این معنا نیست که دیگر هرگز کارهایتان را پشت گوش نمی‌اندازید؛ بلکه به شما کمک می‌کند تا از روش‌های بهتری برای مدیریت زمان خود و حفظ تعادل در زندگیتان استفاده کنید.