ATS چیست؟ و چطور از دست آن فرار کنیم؟

مدیران منابع انسانی و مسئولان استخدام، پس از ثبت هر آگهی شغلی، حجم زیادی از رزومه‌ها را دریافت می‌کنند. بررسی تک به تک این رزومه‌ها، زمان و انرژی زیادی لازم دارد. ATS یا Applicant Tracking System به منظور حل این مشکل به وجود آمده است.

ATS، ساختار و محتوای رزومه‌های دریافتی را اسکن کرده و آن را از فیلترهایی عبور می‌دهد. رزومه‌هایی که توسط ATS پذیرفته شده باشند، وارد مراحل بعدی مثل ارزیابی انسانی یا مصاحبه حضوری می‌شوند. از پرکاربردترین سیستم‌های ATS، می‌توان به Taleo، Greenhouse، Homegrown و iCims اشاره کرد. در ایران نیز به تازگی استارتاپ‌هایی نظیر آدیلار، سنجمان و کارفلو در این زمینه شروع به فعالیت و طراحی ATS کرده‌اند.

استفاده از ATS در بازار کار ایران هنوز رایج نیست و فقط شرکت‌های بزرگ از آن کمک می‌گیرند. اما در خارج از ایران، ATS بسیار کاربردی و رایج است و برای موفقیت در استخدام شدن، باید حتما به آن توجه کرد.

ATS صرفا جهت تسهیل و کاهش حجم وظایف مدیران منابع انسانی به وجود آمده است و فرآیند انتخاب رزومه توسط آن، لزوما عادلانه نیست؛ چراکه ممکن است هنگام اسکن شدن رزومه‌تان توسط ATS و ارزیابی آن، خطایی رخ داده و رزومه شما به اشتباه از دور خارج شود. نکاتی وجود دارد که به شما کمک می‌کند که رزومه خود را برای ATS خواناتر کرده و احتمال رخ دادن چنین خطاهایی را کاهش دهید.

قالب کلی

روند عملکرد رایج ATS، این است که رزومه‌هایی را که معمولا فرمت PDF یا WORD دارند، اسکن کرده و محتوای آن‌ها را به متن با فرمت .txt تبدیل می‌کند و در دسته‌های مختلف قرار می‌دهد. مثلا سعی می‌کند بفهمد کدام بخش از رزومه شما مربوط به سوابق گذشته است. سپس بر اساس آن، نام کارفرمایان قبلی، مدت زمانی که برای هر کدام کار می‌کردید و سمت، شما را جدا کند. مزیت این کار این است که تعداد زیادی رزومه را به فرمت یکسان در می‌آورد که قابل فیلتر کردن است. در حین این فرآیند، ممکن است اطلاعاتی که در قالب نوشته‌های دو ستونه، جدول، بولت پوینت‌های نامعمول، باکس محتوا یا هدر و فوتر هستند، به درستی تفسیر نشوند.

بنابراین بهتر است در رزومه خود، اطلاعات را در قالبی ساده وارد کنید. از بولت‌ پوینت‌های ساده و رایج استفاده کنید؛ چون ممکن است بولت‌ پوینت‌های نامتعارف توسط ATS به عنوان المان‌های گرافیکی شناسایی شده و روند اسکن درست محتوای رزومه را دچار مشکل کند. اطلاعات مهم خود را در سربرگ (header) و پابرگ (footer) ننویسید.

ظاهر رزومه

اگر ظاهر رزومه شما خیلی پیچیده، شلوغ یا شامل المان‌های گرافیکی باشد، توسط ATS، قابل شناسایی نیست. پس سعی کنید رزومه خود را در قالبی رایج و معمول تنظیم کنید. از استفاده از رنگ‌های زیاد، طرح‌های پیچیده یا جدول‌های محتوایی غیرمعمول بپرهیزید. همچنین بهتر است رزومه شما روی یک پس زمینه روشن با نوشته‌هایی به رنگ تیره باشد؛ نه برعکس.

فونت مناسب

در رزومه‌های انگلیسی، استفاده از فونت‌های سری سنس سریف (San Serif) رزومه شما را برای ATS خواناتر می‌کند. فونت‌هایی مانند Calibri, Arial, Helvetica, Verdana. اما فونت‌های سری سریف (Serif) مثل Times New Roman, Cambria, Bookman می‌تواند ATS را گیج کرده و مانع از تفسیر درست اطلاعات رزومه شما توسط او شود.

اگر از فونت‌های خاصی استفاده می‌کنید، توجه کنید که فرمت آن‌ها حتما TTF باشد. چون اگر از فونتی با فرمت OTF استفاده کنید، به هنگام خروجی گرفتن و تبدیل رزومه به فایل pdf، رزومه شما به صورت عکس درمی‌آید و توسط ATS قابل اسکن نخواهد بود.

کلمات کلیدی

مهم‌ترین رکن برای عبور از فیلترهای ATS، توجه به استفاده از واژگان کلیدی است.

برای دسترسی به این کلیدواژه‌ها، آگهی شغلی و شرح شغل موجود در آن، بهترین منبع هستند. واژگانی که به مهارت‌های سخت و نرم لازم برای شغل اشاره کرده‌اند، بیشتر از دوبار تکرار شده‌اند، ویژگی‌ها و سوابق فرد مناسب برای این کار را توصیف می‌کنند، احتمالا کلیدواژه‌هایی هستند که ATS به دنبال آن‌ها می‌گردد.

در واقع حین غربال اولیه رزومه‌ها، محتوای رزومه ‌شما اسکن شده، به متن تبدیل شده و سپس بر اساس دفعات اشاره به کلمات کلیدی، رد یا تایید می‌شود. در حین این فرآیند، ATS به دنبال تکرار عینی کلیدواژه‌ها در رزومه شما می‌گردند؛ نه عبارات یا کلمات مشابه یا جملاتی که آن ویژگی یا مهارت را توصیف می‌کنند. بنابراین مهم است که عینا از کلمات کلیدی خود شرح شغل در رزومه‌تان استفاده کرده و خودتان را با کمک آن واژگان توصیف کنید. همچنین بهتر است از سرواژه‌ها و کلمات مخفف استفاده نکنید.

رزومه‌تان را بیازمایید

برای بررسی اینکه آیا رزومه شما به حد کافی برای یک ATS بهینه‌سازی شده است یا خیر، می‌توانید از این روش استفاده کنید.

• وارد فایل pdf رزومه خود شوید.
• دستور ctrl+A را اجرا کنید تا کل متن انتخاب شود.
• سپس متن انتخاب شده را کپی کنید.
• نوت پد را در سیستم خود جست‌وجو کرده و آن را اجرا کنید.

• در محیط نوت پد، متن رزومه خود را پیست کنید.

در این حالت، رزومه شما به متن با فرمت .txt تبدیل می‌شود؛ درست مانند فرآیند کاری ATS. اکنون بررسی کنید که متن رزومه‌تان چقدر بهم ریخته است، چه اطلاعاتی به درستی منتقل نشده است و باید چه تغییراتی اعمال کنید.

در پایان نیز می‌توانید از و‌ب‌سایت‌هایی کمک بگیرید که به منظور این کار طراحی شده‌اند. این سایت‌ها، رزومه شما را با شرح شغل آپلود شده توسط خودتان یا شرح شغل‌های موجود در دیتابیس خود مقایسه کرده و مشخص می‌کند که شانس آن برای موفقیت در غربال توسط ATS چقدر است. البته دقت این سایت‌ها چندان زیاد نیست اما می‌توان از آن‌ها به عنوان یک ابزار کمکی استفاده کرد. سایت‌هایی نظیر:

• https://skillroads.com/free-resume-review
• https://www.livecareer.com/resume-check
• https://www.jobscan.co
• https://www.zipjob.com/blog/ats-resume-test
• https://resumeworded.com/upload-resume.php

جمع‌بندی

در نهایت توجه داشته باشید که رزومه‌های تایید شده توسط ATS، نهایتا به دست مدیران منایع انسانی، مسئولان استخدام، هیئت مدیره و … می‌رسند و توسط آن‌ها ارزیابی می‌شوند. بنابراین نباید فراموش کنید که اطلاعات و قالب مورد استفاده شما، باید برای ارزیابی توسط انسان نیز مناسب باشد. بر اساس تحقیقات، فردی که مسئول بررسی رزومه‌هاست، معمولا زمان تقریبی 6 ثانیه را صرف یک رزومه کرده و سپس تصمیم می‌گیرند که به خواندن آن ادامه دهند یا خیر. پس رزومه شما باید بتواند در نگاه اول، نظر مسئولین استخدام را به خود جلب کند.